マンション管理会社による第三者管理方式の現状

管理会社の第三者管理方式については、ファミリータイプのマンションにおいても採用事例が増えてきています。

管理会社の社員が、管理者(理事長)になるとは、発注者と受注者を管理会社が兼任することになります。管理組合総会のチェックが甘いと、管理会社の第三者管理者が工事内容や金額を任意に決めて管理会社に発注できてしまうというリスクがあります。

2016年3月の標準管理規約で、管理組合員以外の第三者を管理組合の役員、管理者になる方法が追加されました。2021年6月に更新された標準管理規約にも別添1として、3つの方式について説明があります。

3つの方式についてはこちらをご覧ください。


マンション管理会社による第三者管理者方式は成り立つのか?

2012年1月から、国交省は、「マンションの新たな管理ルールに関する検討会について」という検討会を有識者によって11回にわたって開催して、管理組合の役員なり手不足の問題などを解消するための管理規約の見直しのため、検討を開始しています。

管理組合の役員の高齢化、無関心、能力不足や責任の重さなどによる役員へのなり手不足の問題から、2012年時点で1R投資用マンション、リゾートマンションなどで、管理会社による第三者管理方式が既にはじまっていることがわかります。

2021年10月2日の合人社による「マンション管理を考える公開フォーラム」及び、10月5日のPROPTECH JAPAN Meetupでの「暮らしをアップデートする新しいマンション管理サービス smooth-e(長谷工コミュニティ)」のオンラインイベントに参加して、改めて管理会社による第三者管理方式の現状と課題を整理します。

外部管理者採用の検討過程について

国交省「マンションの新たな管理ルールに関する検討会について」第一回2012年1月の審議から、外部管理者が採用されている事例でのマンション管理業協会へ(当時の高層住宅管理業協会)問い合わせについて事例が取り上げられています。

図1 マンションの新たな管理ルールに関する検討会の第1回 マンションの新たな管理方式の検討より

当時から、リゾートマンションや1R投資マンションなど区分所有者がマンションに住んでいないマンションで、第三者管理方式が採用されていた事例が紹介されています。 この時、マンション管理業協会は、管理会社による第三者管理者方式について問題ないという見解を示しています。標準管理規約は法律ではないため、法的な縛りはなく、民法や区分所有法の違反していなければ法的な問題はありません。

問題は、管理組合と管理会社の利益相反行為についての見方です。管理会社の業界団体であり国交省の天下り団体でもあるマンション管理業協会は、総会議決されていれば問題ないと見解を示しています。どうしても「管理会社」の利益を守る、天下り先の利益を守るという意味で、双方代理(利益相反取引)についての見解が甘くなることはやむを得ない面があります。

2015年3月、3年にわたる検討会の結論をまとめた資料、マンションの新たな管理ルールに関する検討会報告書は、有識者も含めた審議をまとめた内容となっており、利益相反行為について、きちんと言及しています。

図2 2015年3月「マンションの新たな管理ルールに関する検討会報告書」抜粋 利益相反行為に関する見解

「区分所有者の利益の追求と管理業者としての企業収益の追求とは、立場、目的が異なるのみならず、どちらかを重視すれば他方が損なわれるトレードオフの関係にあることから、常に管理組合の立場のみに立って管理組合を支援し、資産価値の最大化を図ることができるとは言い切れない」という見解を示しています。

管理会社が、生業にしている以上、管理会社が売上・利益を追求するのは当然のことです。だからこそ、管理組合には、管理組合の利益を守る立場で管理者(理事長)を務めなければならないことが明確に伝わってきます。

一方で、管理者へのなり手不足の問題もあることを管理会社による第三者管理者になることも踏まえて、以下のような結論を出しています。

図3 2015年3月「マンションの新たな管理ルールに関する検討会報告書」抜粋 管理会社が管理組合の役員を担う場合の課題について

追求すべき目的のトレードオフの関係等から、個人であれ法人組織であれ、管理組合の役員等と管理業務の受託業者の両方を兼ねて取引行為に及ぶことは、典型的な自己取引又は双方代理になるという問題がある

はっきりと管理会社と管理組合が利益相反の関係にあることを説明しています。

報告書を受けて、利益相反取引の防止のため標準管理規約が改変されたわけです。併せて外部専門家の活用ガイドラインが作成されました。

2016年3月の標準管理規約の改正

2016年3月の標準管理規約の改正は、利益相反取引以外の項目も追加されていますが、外部管理者により利益相反取引を抑制するための追加されたのは第37条の2、第38条の6項、53条などです。

第37条の2 (利益相反取引の防止)

役員は、次に掲げる場合には、理事会において、当該取引につき重要な事実を開示し、その承認を受けなければならない。

 一  役員が自己又は第三者のために管理組合と取引をしようとするとき。

 二  管理組合が役員以外の者との間において管理組合と当該役員との利益が相反する取引をしようとするとき。 

第53条(理事会の会議及び議事)

(省略)

3 (省略)特別の利害関係を有する理事は、議決に加わることができない。

第38条(理事長)

理事長は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。

(途中省略) 6  管理組合と理事長との利益が相反する事項については、理事長は、代表権を有しない。この場合においては、監事又は理事長以外の理事が管理組合を代表する

第37条の2の利益相反行為の防止については、外部の専門家の役員就任を可能とする選択肢を設けた場合とは、すなわち管理会社を管理者にした場合がまさに相当します。その場合は、理事会の他のメンバーが承認することになっています。

理事会を廃止して管理会社の社員を第三者管理者にした場合は、第38条に、理事長(管理者)との利益が相反する事項については、理事長は、代表権を有しないとあります。ここでは、理事長(管理者)が管理会社に発注する行為については、管理会社の社員である管理者は代表権を持たず、監事または、他の理事が管理組合を代表して、注文書に捺印する、と読むことが出来ます。

第三者管理方式で監事も廃止してしまう場合は、どうなるのでしょうか?管理会社の社員である管理者の議案を、総会で審議することだけが利益相反行為を防止する唯一の手段となることになります。

標準管理規約は、区分所有法でのしばりがある部分を除いて書き換え可能なので、管理規約を書き換えてしまえば、どうにでもなります。

ベースとなる民法と区分所有法ですが、以下となっています。

民法 第108条 (自己契約及び双方代理等)

1 同一の法律行為について、相手方の代理人として、又は当事者双方の代理人としてした行為は、代理権を有しない者がした行為とみなす。ただし、債務の履行及び本人があらかじめ許諾した行為については、この限りでない。

管理会社が管理組合の代理人を務めながら、自社に発注する自己契約は原則禁止としています。本人があらかじめ許諾した行為というのは、つまり管理組合員(区分所有者)が、管理会社が代理人となることを認めた場合という意味になります。

なお債務の履行とは、価格や条件や納期などがすべて決まった後で契約書をつくって契約を締結する際に、双方を代理することは問題ないということを意味しています。単なる作業を担う場合は、自己契約でも、双方代理でも問題ないという意味です。

区分所有法 51条(監事の代表権)

第51条 管理組合法人と理事との利益が相反する事項については、監事が管理組合法人を代表する。

管理者が管理会社の社員であるときは、管理会社への発注する権限がなく、その場合は監事が発注するという意味です。管理組合法人で言う理事とは、管理組合で言えば管理者であり理事長と読み替えられます。しかし、これは管理組合が法人化した管理組合法人のみに適用する条項と読み取れますので、法人化していない管理組合の管理者には縛りはないと解釈できます。

まとめると、2016年3月の標準管理規約改正で、理事へのなり手不足解消のために、外部専門家を理事会に入れることや、第三者管理者にすることは認めざるを得ないので、利益相反にあたるマンション管理会社の社員が第三者管理者になることについては、否定はしていないものの利益相反への防止を十分に行うことに留意した規約改正を準備したということになります。

外部専門家の活用ガイドライン

外部専門家の活用ガイドライン には、主に第三者管理者の不正防止のための監事や外部監査によるチェック機能、利益相反行為を防止するために議決権をもたせないようにすることと標準管理規約には記載がない、管理者の解任を可能としておくための記載があります。

  • 解任に向けた総会の招集要件の緩和

区分所有法第34条(集会の招集)、標準管理規約第44条(組合員の総会招集権)に記載がある管理者以外の組合員は、組合員数・議決権総数の5分の1以上の同意に基づき、例えば「管理者の解任」などを議題に総会を招集することが出来ますが、手続きを緩和するため10分の1の同意に基いて総会を招集できるように緩和することなどが記述されています。

  • 区分所有者名簿へのアクセス権

非居住組合員が多いと、「管理者の解任」を提案したくても一定数の賛同してくれる組合員に話ができないため同意がもらえないことから、標準管理規約第64条(帳票類等の作成、保管)に記載がある区分所有者名簿へのアクセス権を理事長(管理者)に要求できる権利を確保する必要性について記載があります。

  • 通帳・印鑑等の保管体制

管理組合の預金口座(特に修繕積立金等の保管口座)の印鑑は理事長(管理者)が保管していますが、管理会社など第三者が理事長(管理者)に就任する場合は、着服等を防ぐため、管理者以外の役員(区分所有者)が担うべきという記述があります。

このように、2016年3月の標準管理規約改正を補完する外部専門家の活用ガイドラインで、外部管理者に問題を起こさないための対策や、問題があった場合の対策についての説明しています。

2021年9月現在の管理会社による第三者管理方式の採用について

ファミリータイプにおける管理会社による第三者管理方式が採用している会社が増えています。

管理会社による第三者管理方式の推進している事実が明らかなのは、三井不動産レジデンシャルサービスと長谷工コミュニティと合人社の3社です。

いずれも理事会廃止型のもっとも進化した管理会社への依存度が高い「管理会社による第三者管理方式」を採用しています。

図4 理事会を廃止した管理会社による第三者管理方式

三井不動産レジデンシャルサービスによる第三者管理方式

三井不動産は新築分譲時に、購入者(区分所有者)全員から、子会社の三井不動産レジデンシャルサービスによる第三者管理者方式の採用の了承をとって販売しているようです。また分譲会社である三井不動産が用意する原始管理規約には、段階増額方式の価格設定にも了承させているそうで、万全の仕組になっています。

すべての物件を第三者管理方式で分譲しているわけではないようです。

三井不動産レジデンシャルサービスによる第三者管理者方式を望むオーナーが購入して、三井不動産レジデンシャルサービスが管理するわけですから、相思相愛の関係といえます。

利益相反の防止については、組合員から監事を選任する仕組みがあるので、三井不動産レジデンシャルサービスとの管理委託契約書や、三井不動産レジデンシャルサービスが大規模修繕工事の元請けをする場合は、標準管理規約の第38条のあるように、監事が発注者になるものと想定されます。


図5 三井不動産の第三者管理方式の説明

管理者については、「管理者として区分所有者以外の第三者を選任して委託」という記述があります。第三者が文字通り、「第三者」であり、管理会社の息がかかっていない人物であること、管理組合が管理者にふさわしくないと判断した場合は交替を要求できること、報酬は管理組合から直接、「第三者管理者」への支払いであることなどルールを定めれば、管理組合にとって、不利になる判断はしないでしょう。

長谷工コミュニティによる第三者管理方式

理事会は非設置の第三管理者方式を採用しており、「マンションの付加価値向上に向けて区分所有者全員がアプリ上で議論し意思決定を行うことができるsmooth-e(スムージー)」というアプリで、管理者に要望を伝えやすくする方法を採用しています。

10月5日のPROPTECH JAPAN Meetupでの「暮らしをアップデートする新しいマンション管理サービス smooth-e(スムージー)」のオンラインイベントでのヒアリングや質疑で分かったことをまとめます。

  • 契約は2本立てで、1)マンション管理委託契約書は、フロントマンは支社が担当、2)マンション管理者業務契約書がもう1本あり、フロントを十分に経験したものが本社所属の管理者を担当。現在は両者はリンクしておらず、管理者業務契約を断ってもマンション管理委託契約書の解約を求めていない。
  • 2021年から長谷工コミュニティが採用されている管理組合のうち、なり手不足、ノウハウ不足の第三者管理方式が望まれる管理組合に実験的に10数件導入している。理事会方式で活発に活動している組合には第三者管理方式を勧めていない。
  • 比較的築浅マンションが第三者管理方式の採用が多い。
  • リアルタイムに長期修繕計画を更新して、財政状況を透明化している。
  • 会計監査法人に監査を依頼して健全性を担保している。
  • 民法108条の自己契約についての「本人のあらかじめの許諾」については、区分所有者全員ではなく総会の3/4以上の管理者業務契約決議で許諾がとれているという認識
  • Smooth-eについては、要望などへの投稿を入れやすいという声を頂いている。部屋番号入力が必須で無記名投稿はできない仕組み、誹謗中傷は管理者が削除する仕組み、提案に対する改善案が組合員が出せるような仕組みもあり、利用者の評判は良い。
  • 理事会は廃止しているが、Smooth-e上での議論で収集がつかない議題については、意見交換会を開催して確認するようにしている。
  • 管理組合との間で利益相反の関係になる、「7年目のポンプ交換の提案に対して、まだ交換の必要はないという反対の声があがっても議案をあげるのか?」については、周期通りの妥当性にはチェック機能を働かせつつ長谷工コミュニティ管理者が判断して上程するが、反対意見や相見積もりをとってほしいという要望には都度柔軟な検討をしていくというと説明。
  • 「大規模修繕工事は、長谷工リフォームありき」のような進め方は避けたい、理事会は廃止であるが、管理組合員で修繕委員会をつくってもらう方法も考えられると説明
  • 組合員による1/10以上で賛同で総会開催は可能としている。区分所有法・管理規約上の1/5以上の組合員・議決権数の総会招集権で、管理者を罷免することや、第三者管理方式を辞めて理事会方式に戻す組合員招集権条項は1/10以上に緩和している。

イベントではオンラインの質疑に対して率直に回答をしていました。

全体の印象としては、なり手不足の管理組合と、フロントの手間や無駄を解消したい長谷工コミュニティの両社がWin-Winの関係になっているとは言えますが、利益相反行為に対するチェック機能については、暗中模索という印象を受けました。

合人社による第三者管理方式

2021年10月2日の合人社による「マンション管理を考える公開フォーラム」には、国交省の標準管理規約の委員会にも参加した実績がある民法・区分所有法の専門家である学者がゲストに呼ばれており、マンション管理と第三者管理方式というお題で2016年3月の標準管理規約の別添1にある外部専門家の活用パターンの3つのタイプや外部専門家活用のガイドラインに書かれていることを解説していました。

管理会社による第三者管理方式については、多少コストがかかるかもしれないが、役員のなり手不足を解消する方法としては良い方法だと是認する内容でした。

講演した学者はマンションの新たな管理ルールに関する検討会の委員ではなかったのですが、民法・区分所有法の専門家が、利益相反行為についての言及がないことには違和感を覚えました。しかし、よく考えて見れば合人社が第三者管理方式を推進している以上、合人社が不利になる利益相反行為に触れることはあり得ません。結果として、合人社の第三者管理方式にお墨付きを与えるだけの登壇になっていました。

合人社による第三者管理方式については、リゾートマンションからスタートして、現在はファミリータイプにも広がり、合人社が管理している4,804組合のうち、なんと16%の806組合が合人社の第三者管理方式を採用との説明しており、すでにここまで採用が進んでいることに驚きました。

第三者管理方式の説明については、メリットばかりを並べて違和感がありました。管理会社が管理者になることによって、役員が回ってくるになることがなく負担が減り、マンション管理適正化法の縛りがある管理会社が管理者になることでマンション内のトラブルへの対応が適切に判断できる、組合員が管理者に意見をする際に自分に役員が回ってくる際に責められたくないため遠慮するが、合人社が管理者であれば遠慮なく組合員が意見を言えることなどを強調していました。

大規模修繕工事競争入札により決めるという説明ですが、管理組合と利益相反の関係にある管理会社の管理者が元締めでのによる競争入札は何の意味がありません。管理者の裁量でバックマージを抜くことは簡単です。

公開で質疑の時間はなく、利益相反取引に関する対策について、いっさい話がないのは信用に値するプレゼンテーションとは言えません。

役員なり手不足の管理組合と管理会社による第三者管理方式は相思相愛?

図6a 管理組合の意向と会社のメリットどちらが重い、その1

図6b 管理組合の意向と会社のメリットどちらが重い、その2

図6aと図6bに、管理会社の管理者による利益相反行為のありそうな提案をイラストでまとめています。第三者管理方式には、民法の自己契約にあたり原則は禁止されており、管理会社と管理組合の利益相反行為のなる立場にある管理会社の社員が管理者になるべきではないというのが一貫した私の意見です。

役員なり手不足の管理組合には、管理会社による第三者管理方式は相思相愛の関係でもあります。しかし、本当に双方が望んでいる未来も幸せなカップルと言うとそうではないと考えています。

第三者管理者がどんなに優秀で善人だとしても、株式会社であるため営利を追求していくことは当然のことですので、上からの指示があれば、管理会社の利益が最大化するリスクがあることが第一の理由です。

一度、受け入れてしまうと管理組合は考えることを辞めてしまい管理組合運営のノウハウがたまらず、組合員間の協力関係もなくなり無関心化は加速して賃貸マンションと変わらなくなり、所有権を放棄した状態になってしまうこと、そのつけは、管理費・修繕積立金高騰という形で払わされるリスクが高いということが第二の理由です。

そして気づいたときには、ある管理会社による第三者管理方式から別の方法に戻ることができるなくなるというリスクがあることが、第三の理由です。

一方、なり手不足、スキル不足で機能不全に陥った管理組合が、第三者管理方式を受け入れるのも時代の流れともいえます。

第三者管理方式を採用する場合は、マンション管理士のような管理会社と利害関係がないものが外部管理者として管理組合に入って、管理会社の管理ノウハウ・法務・修繕能力を引き出す形で努めるべきと言うのが私の意見です

とはいえ、タワマンのような例えば500世帯、1,000世帯の管理者を務めるだけの重責を担えるマンション管理士がいるのかという問題もあります。タワマンに限らず、マンション管理士が、管理会社の第三者管理方式以上のサービスを提供できていないとう課題もあります。自分もコンサルタントのはしくれとして、精進が足らず恥ずかしい限りです。

今回は長くなり過ぎたので、次回、管理会社による第三者管理方式の未来におこる課題を想定して、法律や規約がどうあるべきかについて、私案をまとめたいと思います。

まとめ

  • 2012年1月の時点で管理会社による第三者管理方式は、リゾートマンションや1R投資マンションで始まっており、国交省は3年かけて、マンションの新たな管理ルールに関する検討会で、検討して、2016年3月の標準管理規約から区分所有者以外の第三者が役員になれる条項が追加されました。
  • 検討会の資料を見る限りは、管理会社による第三者管理方式については、国交省は管理会社と管理組合が利益相反行為にあたるため、管理会社が利益相反行為をすることをぼうしるための第37条の2や、第38条などが追加しています。
  • 2021年10月現在、管理会社による第三者管理方式を採用してアピールしている会社は3社確認ほど出来ていますが、いずれも理事会は廃止して、管理会社の社員が管理者になるというもっとも進化した形で請け負っていることがわかりました。
  • 理事会を廃止した管理会社による第三者管理方式は管理者の利益相反取引のチェック機能は弱いです。

以上

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