マンション修繕のお悩みを聞いていますと、マンション管理会社への不満がたまっているケースがあります。しかしそんな場合もまずは関係修復するために、管理委託契約書に戻って、管理組合でやるべきこと、管理会社に依頼すべきことと整理して依頼することで、関係修復をすることについて前々回のブログでまとめました。

マンション管理会社も管理組合を選ぶ時代です。まずは関係改善をしましょう。
マンション管理会社変更を考える前に関係改善を

さらに、築古、小規模マンションで予算規模が小さく引き受けてくれる会社が見つからないという不安を持っている管理組合向けに、断られない管理会社の探し方、３つの方法をまとめましたので参考にしてください。

築古、小規模マンションで管理会社の提案をしてくれる候補先の会社が見つかるか不安がある方は、こちらを参考にしてみてください。

小規模、築古でも断られないマンション管理会社の探し方

今回のブログでは、管理会社の変更を成功させる３つのポイントを説明します。

管理会社の問題を整理して、管理会社に申し入れして履歴を残す
通常総会での管理会社変更を決議するのがスムーズ、負担が少ない
候補の管理会社を1社を絞り込む過程を組合員に参加してもらうと賛同を得やすい

変更理由を組合員に十分に説明できないと簡単には賛成してもらえません。管理組合員からすれば、管理会社に好印象を持っている人もいます。引き継ぐ管理会社によっては、全戸の振替口座を作り直さないと行けない場合もあり結構な手間になります。組合にも負担がかかりますから、変更する理由を明確にすることを、周知することがが大事です。管理組合のために一生懸命働いている役員と、そうでない管理組合員では現管理会社の見え方も違いますから評価も大きく異なることを理解する必要があります。

管理会社変更後、管理の質が下がったと言われると理事も辛いです。マンションのために一生懸命働いたのにも関わらず、非難されるのは辛いです。1年後に管理組合員に感謝してもらえる管理会社変更になるための参考になれば幸いです。

1 管理会社の問題を整理して、管理会社に申し入れして履歴を残す
2 管理会社変更の決議は通常総会が良い
3 管理会社の変更の過程に組合員の参加を
4 まとめ

管理会社の問題を整理して、管理会社に申し入れして履歴を残す

役員が、マンション管理会社を変更しないと行けないと考えた理由はどこにありますか？まずは箇条書きにしてみましょう。一人の意見ではなく、不満を持っている役員や、組合員の意見なども拾い集めて整理しましょう。

そして、必ず業務改善の申入れをしましょう。出来れば理事長名で書面・メールで、或いは理事会で申し入れをして議事録に残して、その後どうなるか、改善されたかどうかを記録しましょう。

可能であれば、管理委託契約書を見て、依頼している根拠も確認しましょう。本当に依頼して良い内容なのかの確認して紳士的に依頼しましょう。

表１　管理会社への不満と改善申入れ結果

	管理委託契約書	改善申入れ	結果
１．理事会支援
理事会の議案を準備してくれない	別表１：基幹事務以外の事務管理業務（１）理事会支援業務	2021/3　理事会全会の理事会議事録を元に、3週間前に理事長へ2週間前に役員へ配布してほしい	一応は議案を提出してくるようになったが、抜けが多いので議事録上で次回議案を入れるように改善依頼した。
理事会の議事録案作成が遅い、2週間かかっている	同上	2021/3　理事会 1週間以内に議事録案作成を要請した	改善
２．清掃業務
日常清掃の質が悪い。	別表３　清掃業務	2021/5　理事会仕様書をもとに、管理会社の巡回指導者、管理組合理事のもと清掃指導を要請した。	2021/5に理事の立ち合いのもと、巡回指導員の清掃指導を依頼経過確認中。改善はされたがまだ不十分との意見。担当の変更を依頼した
3.長期修繕計画作成依頼していたが対応してもらえなかった	別表１　基幹事務別個の契約とする	2021/5　理事会次回総会で予算取りするため見積もり依頼	見積受領、来季発注予定 2022年1月完成予定で、通常総会で予算取りの決議をすることにした。
4.ある専有部での騒音クレーム	第11条　有害行為の中止要求	2021/1　理事長からメールで依頼した	注意喚起のチラシを全戸配布で効果はない。その後、2か月放置だったため、理事長同席の上で管理会社とともに戸別訪問に至ったが専有部は納得していない。長期戦になる見込み契約上、「迷惑行為の中止を求めても中止しない時は、その責めを負わない」と管理会社は主張
5.大規模修繕工事の見積額が高い	含まれていない	2019/9　大規模修繕工事の設計書の開示を求めたが断られたため、外部の工事会社から見積もりをとって提示すると、500万円も価格を下げた提案をしてきた。フロントマンの事務所を訪問して、文書で質問した	管理会社も努力したという説明をしているが、なぜ価格がさがったかは説明不十分。相見積もりを見せると値段を下げるあたりに不信感をぬぐえない
6.１年後に管理委託料を月額1万円の値上げを要請される	管理委託契約書の事務管理業務費の見直し。１年後に管理委託料を月額1万円の値上げを要請された。	2021/4　理事長事務所を訪問して、理由を聞いて取り下げの申入れ	本社からの指示で、全管理組合への一律の要請で取り下げることは出来ない

このような経緯を整理したうえで、変更理由を文章化しましょう。

2019年の大規模修繕工事について見積もりが高いのではないかと言う指摘をして、他の工事会社から見積もりをとると、あっさり500万円も見積もりを下げてくるなど、不信感を持った。今後も大規模修繕工事以外にも大きな修繕工事を控えており、透明性が低い、高い工事を提案されることは避けたい。長期修繕計画も15年後には赤字になっており今後も現管理会社と契約することに不安を感じた。

管理費収入に対しての固定支出が約80％と厳しかった財政状況で、管理費の毎月1万円の値上げを要請されている。収支が赤字になる懸念があり、管理費支出の見直しも開始した。管理委託料削減、設備点検を年4回から年2回に削減、火災保険の見直し、管理人室の固定電話停止などを検討していますが、管理委託料も削減しなければ厳しい状況です。固定費を毎月、５万円削減することを目標として、同時に管理会社変更を検討することを検討することにしました。

理事会でよく議論してコンセンサスを得て、理事会議事録にも記載してコンセンサスを得ることが大事です。組合員にも管理会社変更を検討している理由を伝えて、組合員から意見をもらうようにしましょう。

管理会社同席無しで理事会を開催してコンセンサスを得ましょう。管理会社なしでも理事会は成立します。居住組合員への議事録の配布は管理組合で行い、外部組合員には、管理会社に発送先を記して切手を貼ってもらった状態の封筒を用意してもらい郵送しましょう。

管理会社変更の決議は通常総会が良い

通常は会計期末から、2か月以内に総会を実施することが、標準管理規約では決められています。マンション管理委託契約じは4-5か月後に始まるようになっています。図1では、会計期が3月末、通常総会が5月末、火災保険が6月30日から1年間、マンション管理委託は9月1日から開始になっています。

会計期、総会日時(+2か月）、管理会社との管理委託契約（＋4か月）とそれぞれ数か月ずれていることをチェックしましょう。

通常総会のタイミングで、現管理会社との契約が切れる4-5か月残すタイミングで実施すれば、無駄に臨時総会を開催する必要もなく、管理委託契約を1年に2回締結することもなく切替が出来ます。

通常総会に先立って、重要事項説明書の説明がありますが、管理会社候補の会社の契約内容についての重要事項を説明してもらいます。

通常総会は現在の管理会社に、資料作成してもらいますが、通常総会で管理会社を変える決議をするならば、1号議案で管理会社変更についての承認の議案をつくって普通決議します。さらに来期予算承認についての議案は、途中から新管理会社の管理委託料を組み込んだ1年間の予算として現管理会社に作成してもらうことになります。

総会に同席する管理会社は、内容に応じて、管理会社候補、現管理会社、その両方となります。

現管理会社に管理会社変更議案を作成依頼するのは悪い気がしますが、契約上、総会議案作成は、現管理会社の仕事なのでやってもらうしかありません。変更理由の文章や管理会社候補の選定理由は、管理組合で準備して、組み込んでもらうのが良いでしょう。